ZUS, jako pierwsza instytucja ubezpieczeniowa w Europie wdrożył europejski system elektronicznej wymiany danych EESSI. Dzięki temu, sprawy wymagające wymiany dokumentów z Niemcami i Austrią są obsługiwane elektronicznie, czyli sprawnie i szybciej niż do tej pory.
– To rozwiązanie na miarę naszych czasów, które pozwala na szybką wymianę dokumentów – mówi Iwona Kowalska-Matis regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku. – Dzięki temu, sprawy międzynarodowe realizowane przez ZUS we współpracy z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeniowymi są obsługiwane w drodze komunikacji elektronicznej oczywiście z tymi państwami, które podobny system wdrożyły czyli dzisiaj tylko z Niemcami i Austrią – dodaje.
Według rzeczniczki system EESSI nie dotyczy bezpośredniej komunikacji między klientami a wyłącznie między instytucjami.
– Sprawy unijne obsługiwane w ramach tego systemu obejmują naszą komunikację z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeń społecznych dla przyznania zasiłków, emerytur, rent tym osobom, które pracują, pracowały, czy mieszkają za granicą w państwie członkowskim UE/EFTA – wyjaśnia Kowalska-Matis.
Komunikacja elektroniczna pomiędzy instytucjami UE/EFTA dotyczy również potwierdzania podlegania polskiemu ustawodawstwu, czyli wystawiania dokumentów potwierdzających, że składki na ubezpieczenia społeczne pracownika pracującego poza granicami Polski powinny być opłacane do polskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Klient otrzymuje tu dokument o symbolu A1, a instytucja zagraniczna, kraju, który potrzebuje odpowiedniego poświadczenia – otrzymuje właściwy dokument elektroniczny, wysłany poprzez EESSI.
ZUS oprogramował i obsługuje w systemie EESSI łącznie aż 83 takie różne międzynarodowe procedury, w ramach, których wysyłanych jest między instytucjami z różnych państw członkowskich dwa lub więcej dokumentów elektronicznych. W pierwszym, dotychczasowym okresie korzystania z systemu, jednostki ZUS wysłały poprzez system EESSI elektronicznie ponad 112 tys. wniosków i innych dokumentów, a otrzymały z instytucji zagranicznych 65 tys. takich dokumentów. Liczby te stale się zwiększają, wraz z podłączaniem do tego systemu kolejnych państw członkowskich UE/EFTA.
Ułatwienia także na czas pandemii
Rzeczniczka dodaje, że wykorzystanie elektronicznego systemu, zamiast tradycyjnej poczty, pozwala na uniknięcie barier, jakimi są ograniczenia w przekazywaniu korespondencji pocztowej w Europie, wprowadzane okresowo przez państwa w odpowiedzi na zagrożenie epidemicznego. – Jeśli dla przyznania emerytury ZUS musi przeprowadzić korespondencję z zagranicznymi instytucjami państw, które są w EESSI, sprawy takie obecnie nie są obarczone ryzykiem restrykcji pocztowych, czy kwarantanny dokumentacji, lecz są wysyłane bezpośrednio do zagranicznych odpowiedników ZUS drogą elektroniczną. Ma to szczególne znaczenie dla osób ubiegających się o emeryturę czy rentę, których świadczenia, zarówno przysługujące z Polski, jak i z innych państw, powinny być przyznawane najszybciej, jak to możliwe.
– My korzystamy z tego systemu bardzo aktywnie. Wystarczy powiedzieć, że od początku wdrożenia systemu w 2019 r. do końca grudnia 2020 r. w ramach całej Europy wymienionych zostało około 4,2 mln dokumentów – mówi Iwona Kowalska-Matis.
Aktualnie Polska jest w gronie trzech państw (obok Niemiec i Austrii) wymieniających kwartalnie poprzez system EESSI najwięcej dokumentów elektronicznych wśród wszystkich państw Unii Europejskiej i EFTA. Te trzy państwa odpowiadają łącznie obecnie za ponad 50 proc. komunikacji w systemie EESSI.
EESSI (ang. Electronic Exchange of Social Security Information) to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w UE potrzebnych dla obsługi indywidualnych spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego, czyli spraw ubezpieczonych, emerytów, rencistów, pracowników, którzy skorzystali z prawa do migracji i wykonywali lub wykonują pracę za granicą. Obowiązek utworzenia w Unii Europejskiej systemu informatycznego EESSI wynika z rozporządzenia UE (nr 883/2004) w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Budowa tego systemu jest, więc obowiązkiem prawnym państw członkowskich UE.