Technologia OCR – jak inteligentnie zarządzać dokumentacją?

Obecnie wszystkie najprężniej rozwijające się przedsiębiorstwa dążą do digitalizacji, czyli przeniesienia fizycznych nośników informacji na te elektroniczne. Rozwój sieci internetowej oraz oprogramowania pozwala na prowadzenie biznesu całkowicie elektronicznie. Wraz z digitalizacją dokumentów takich jak faktury, umowy pojawiają się wyzwania z prawidłowym unikalnym opisaniem oraz uczynieniem ich łatwymi w przeszukiwaniu. Co z nimi zrobić i jak efektywnie nimi zarządzać? Z pomocą przychodzi technologia OCR.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu dokumentami. Czym jest technologia OCR?

Czym jest wspomniana technologia OCR? Sam skrót pochodzi od angielskiego Optical Character Recognition, czyli proces wyodrębniania tekstu, tabel oraz innych informacji z obrazu – czy to papierowego, czy elektronicznego. Jak to działa?

Można wyróżnić trzy mechanizmy zachodzące w OCR: cyfryzację, kwalifikację oraz ustalenie atrybutów dokumentu. Technologia OCR, wykorzystywana m.in. w oprogramowaniu ABBYY FineReader: https://finereader.pl/produkty/ jest obecnie pożądana w codziennej działalności przedsiębiorstwa i istnieje wiele firm ją implementujących. OCR tworzy edytowalny dokument tekstowy na podstawie zeskanowanego lub elektronicznego obrazu, a następnie kwalifikuje go. W końcu inaczej wygląda strona książki, inaczej faktura sprzedaży, a inaczej umowa leasingu.

Najtrudniejszym elementem, bardzo przydatnym w zarządzaniu dokumentacją, jest wskazanie kluczowych atrybutów danego obrazu. Chodzi o takie fragmenty dokumentu jak numer i data faktury, numer umowy, nadawca korespondencji czy nazwisko klienta. To, ile takich atrybutów jest, zależy od dokumentu. Dlatego technologia OCR jest tak ceniona – znajduje szereg cech dla każdego z tych atrybutów i bazując np. na położeniu na dokumencie czy formacie danych, tworzy z tego edytowalny dokument tekstowy.

Jak wykorzystać technologię OCR w codziennej pracy?

Jak dokładnie można wykorzystać właściwości i możliwości, które daje technologia OCR? Przede wszystkim pozwala ona przyspieszyć tworzenie dokumentacji w firmie. Uciążliwe, ręczne przepisywanie danych z papierowych dokumentów lub zdjęć do systemów (np. księgowych) odejdzie w zapomnienie. To nie tylko wygodniejsze wprowadzanie danych, ale też przetwarzanie już wprowadzonych dokumentów dzięki możliwości edycji plików PDF. Wykorzystanie OCR to możliwość ustandaryzowania przechowywania dokumentów oraz bezpiecznej ich archiwizacji.

Technologia OCR jest też rozwiązaniem niedogodności związanych z pobieraniem danych z dokumentów oraz porównywaniem ich. Sprawdza się nie tylko w przypadku dokumentacji w jednym szablonie – inteligentne kwalifikowanie atrybutów dokumentu pozwala na przetwarzanie nawet formularzy niestrukturalnych czy dokumentów wielostronicowych. OCR to narzędzie, które już teraz jest niezbędne do optymalizacji zarządzania dokumentami w każdym przedsiębiorstwie.